Personal Assistant // HYAM at HYAM

Posted on: 04/02/2021

Location: Berlin, Germany (ON-SITE)

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**├ťber uns** Hy, wir sind hy.am studios. Wir sind ein schnell wachsendes Branding und Design Studio aus Berlin. Wir unterst├╝tzen Start-ups und etablierte Brands im Aufbau von Marken, der Entwicklung von digitalen Produkten und multimedialen Markenerlebnissen. Weitere Infos: hyam.de. **Stellenbeschreibung** Wir suchen ab sofort einen Personal Assistant (m/w/d), der in einer Agentur oder einem Start-up als Studio Manager, Personal Assistant oder in einer ├Ąhnlich Position f├╝r min. 3 Jahre Erfahrung gesammelt hat. In dieser verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Position bist du f├╝r eine Vielzahl von administrativen Aufgaben zust├Ąndig. Mit deiner vorausschauenden und l├Âsungsorientierten Arbeitsweise unterst├╝tzt du unsere Projektteams, arbeitest eng mit dem Management zusammen und repr├Ąsentierst hy.am studios bestm├Âglich gegen├╝ber Kunden, Dienstleistern und G├Ąsten. Wir wissen, dass viele Unternehmen die Rolle des Personal Assistant untersch├Ątzen. Wir tun dies nicht. Bei hy.am studios spielst du eine zentrale Rolle in der Gestaltung einer lebendigen und positiven Unternehmenskultur und tr├Ągst entscheidend dazu bei, ein produktives und freundliches Umfeld zu schaffen. **Deine Aufgaben** *Personal Assistant des Managements* Du unterst├╝tzt das Management bei folgenden administrativen und organisatorischen Aufgaben: * Allgemeine Organisations- und Assistenzaufgaben * Koordination von Rechercheprojekten * Beschaffung und Auswertung von Informationen * Erstellung von Entscheidungsvorlagen * Vorbereitung und Erstellung von Reports und Pr├Ąsentationen * Terminkoordination und Kalenderverwaltung, inkl. Vor- und Nachbereitung * Organisation von (Gesch├Ąfts)reisen, inkl. Abrechnung * E-Mail Postfach Management * Begleitung zu Meetings * Besorgungen erledigen (z.B. Restaurantbuchungen, Geschenke, Abholungen, etc.) *Studio Management* * In enger Zusammenarbeit mit dem Management unterst├╝tzt du operative und administrative Aufgaben in den Bereichen Studio Management, Personalmanagement und vorbereitende Buchhaltung und Lohnabrechnung. * Du sorgst eigenverantwortlich daf├╝r, dass unser Studio reibungslos funktioniert, indem du t├Ągliche Anfragen (Telefon, Mail, Post) bearbeitest, Dokumente ablegst, unsere Datenbank (Google Drive) pflegst und dich um alle wiederkehrenden Aufgaben k├╝mmerst, wie bspw. Bedarfsplanung und Beschaffung von B├╝romaterialien und Verpflegung. * Du bist zentraler Ansprechpartner f├╝r das Team zu allen Abl├Ąufen im Studio, organisierst und bereitest Kundentermine vor und empf├Ąngst G├Ąste, Kunden und Lieferanten. * Du unterst├╝tzt die Projektteams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben f├╝r Kundenprojekte und externe Workshops und Meetings. * Du bist verantwortlich f├╝r Koordination, Organisation und Nachbereitung von Events und internen Team Meetings inkl. Termin-/Aufgabenverfolgung sowie Protokollierung. **Dein Profil** * Du hast 3+ Jahre Berufserfahrung im Office Management, als Executive Assistant oder in einer ├Ąhnlich Position gesammelt, idealerweise in einer Agentur oder einem Start-up * Erfolgreich abgeschlossenes Studium, kaufm├Ąnnische Ausbildung oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation * Du bist ein Organisationstalent und ├╝berzeugst durch dein selbst├Ąndiges, l├Âsungsorientiertes Arbeiten, Sorgfalt und hohes Eigenverantwortung aus, und bleibst auch in Stresssituationen gelassen. * Du zeichnest dich durch Eigeninitiative, proaktives Voraus- und Mitdenken und eine hohe Leistungsbereitschaft aus * Du hast Erfahrung mit der Arbeit in einem von stetiger Ver├Ąnderung gepr├Ągtem Umfeld * Du besitzt ein souver├Ąnes Auftreten und bist freundlich, aufgeschlossen und kommunikativ und die Zusammenarbeit mit Kollegen aus aller Welt bereitet dir Freude * Sehr sicherer Umgang mit Google Suite (Docs, Slides, Sheets, GMail) und digitalen Tools im Office- und Projektmanagement (Asana, Slack, etc.) * Du sprichst auf muttersprachlichem Niveau Deutsch und flie├čend Englisch und besitzt gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse in beiden Sprachen. **Wir bieten dir** * Ein kreatives internationales Arbeitsumfeld mit spannenden Herausforderungen * Eine junge und offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen * Flexible Arbeitszeiten und ein moderner Arbeitsplatz in der N├Ąhe der Kastanienallee (U-Bahn Eberswalder Stra├če) * Attraktive Mitarbeiterangebote (z. B. j├Ąhrliches Budget pro Mitarbeiter f├╝r Weiterbildung, BVG Ticket, Urban Sports Club Mitgliedschaft) * Verg├╝tung ├╝ber dem Marktdurchschnitt * Und nat├╝rlich alles Andere, was Du von einem Startup erwartest wie bspw. Tischtennisplatte, monatliche Teamevents und kostenlose Getr├Ąnke, Fr├╝chte und Snacks * One more thingÔÇŽ in diesem Herbst laden wir das gesamte Team zu einem Team Offsite ein, sei auch dabei! **Haben wir dein Interesse geweckt?** Wenn du soweit gelesen hast, haben wir offenbar dein Interesse geweckt, also schreib uns, warum du f├╝r diesen Job gut geeignet bist. Lade deine Bewerbungsunterlagen inkl. Referenzen mit wenigen Klicks direkt auf unserer Jobseite hoch. Bitte teile uns hierbei deine Gehaltsvorstellung und deinen fr├╝hestm├Âglichen Eintrittstermin mit. Wir sind fest davon ├╝berzeugt, dass eine Vielfalt an Erfahrungen, Perspektiven und Hintergr├╝nden zu einer optimalen Arbeitsumgebung f├╝r unsere Mitarbeiter f├╝hrt. Daher ermutigen wir Menschen aller Geschlechter, ethnischer Gruppen, F├Ąhigkeiten und sexuellen Neigungen, sich bei uns zu bewerben!